ACQUISTI DI MATERIALE DAI SEGUENTI OPERATORI ECONOMICI:
RS Components
CAEN
ABC Tools
La procedura di acquisto è semplificata, poichè è stata svolta una gara a livello nazionale per tutto l’ente: per questo materiale contattare l’ufficio ordini.
I responsabili dei fondi dovranno mettersi in contatto con l’amministrazione TIFPA, perchè essa verifichi la presenza dei beni nei lotti in convenzione, i prezzi applicabili e proceda all’acquisto.
BENI E SERVIZI INFORMATICI
L'acquisto di beni e servizi informatici è a cura del responsabile dei servizi tecnici TIFPA.
Questi ordini sono espletati indicativamente con cadenza trimestrale. L'avvio della procedura viene comunicata a tutti i responabili di fondi. Le richieste di materiale vanno inserite nel portale SOL, secondo le modalità comunicate dal suddetto responsabile.
In caso di urgenza, la possibilità di effettuare acquisti autonomi è condizionata ad una specifica autorizzazione dell’organo di vertice (GE o Direttore della Struttura, in base alla competenza).
Gli acquisti per i software effettuati fuori CONSIP sono comunicati a AGID e ANAC (legge stabilità 2016, art. 1, commi 512 e segg.)
ACQUISTI NON RICOMPRESI NELLE DUE CATEGORIE SOPRA:
La priorità della scelta mercato è la seguente:
1. Convenzione CONSIP (se il bene/servizio non è presente posso andare nel MEPA)
Lista convenzioni
2. MEPA (se il bene/servizio non è presente nel MEPA posso andare nel LIBERO MERCATO – è obbligatorio fare uno screenshot che attesti l’assenza del prodotto nel MEPA)
3. LIBERO MERCATO
Istruzioni procedura:
1) Per acquisti fino a 5.000 €: è obbligatorio l’acquisto sul MEPA. Solo qualora il prodotto non sia presente su MEPA (stampare screenshot assenza prodotto nel mepa), è possibile utilizzare procedura alternativa.
Come procedere (due alternative):
1.1) procedura MEPA: si può acquistare con affidamento diretto nel MEPA: con ODA (Ordine Diretto Acquisto) o TD (Trattativa Diretta).
1.2) procedura fuori MEPA: occorre presentare in amministrazione TIFPA almeno 2 preventivi (intestati al TIFPA) e motivare la scelta dell’operatore prescelto. Il RUP avrà cura di verificare l’assenza del prodotto nel MEPA.
Verificare sempre la congruità della proposta; è obbligatorio rispettare il principio di rotazione dei fornitori: nel corso dell’anno, se questa procedura si ripete, è obbligatorio invitare a presentare un preventivo fornitori diversi.
2) Per acquisti da 5.000 € a 39.999 €:
è obbligatorio l’acquisto sul MEPA. Solo qualora il prodotto non sia presente su MEPA
(stampare screenshot assenza prodotto nel mepa), è possibile utilizzare procedura alternativa. Come procedere:
2.1) su MEPA il RUP inserisce una RDO indirizzata a tutti gli opertatori iscritti alla categoria interessata;
2.2) Se il bene non è presente sul MEPA, il RUP redige una dichiarazione all’amministrazione TIFPA, che procede alla pubblicazione di un avviso a manifestare interesse (sito centrale INFN). Tutti gli operatori economici che rispondano all’avviso saranno invitati a presentare offerta economica.
3) Per acquisti da 40.000 € a 50.000 €:
è obbligatorio l’acquisto sul MEPA. Solo qualora il prodotto non sia presente su MEPA (stampare screenshot assenza prodotto nel mepa), è possibile utilizzare procedura alternativa.
Come procedere:
3.1) su MEPA il RUP inserisce una RDO indirizzata a tutti gli opertatori iscritti alla categoria interessata;
3.2) Se il bene non è presente sul MEPA, il RUP consegna una dichiarazione in merito all’amministrazione TIFPA, che procede alla pubblicazione di un avviso a manifestare interesse. Tutti gli operatori economici che rispondano all’avviso saranno invitati a presentare offerta economica.
In questo caso è obbligatorio anche il passaggio in AVCPASS:
Si ricorda che:
- È sempre vietato il frazionamento della spesa, per ogni tipologia di acquisto;
- tutte le procedure devono essere inserite nella portale SOL (Servizi OnLine);
- l’importo presunto deve essere inserito IVA ESCLUSA;
- inserire sempre descrizioni e motivazioni dettagliate: queste informazioni sono direttamente collegate al sito centrale dell’INFN per invio dati all’ANAC;
- il ricorso prioritario nel mepa è obbligatorio fino a soglia comunitaria di 209.000 euro
INFO SU CONSEGNA MERCE:
Le consegne del materiale ordinato possono avvenire al TIFPA o presso altri laboratory (CIBIO, Protonterapia) purchè sia ben specififcato nella richiesta di ordine SOL. Il DDT di consegna deve essere tempestivamente consegnato in segreteria.
INFO SU SPECIFICHE TECNICHE:
Redigere le Specifiche Tecniche è obbligatorio in tutti quei casi in cui forniture/servizi/lavori, richiedano precisazioni per l'esatta definizione delle caratteristiche tecniche e funzionali di quanto richiesto. Tipici esempi riguardano l'acquisto di strumentazione, apparati da realizzare ad hoc, modalità di svolgimento di servizi, ecc.
Il documento dovrà contenere le seguenti informazioni:
• Descrizione dettagliata ed analitica, sia quantitativa che qualitativa, dei beni/servizi/lavori oggetto del contratto, durata e decorrenza delle prestazioni, ecc.
• Eventuali requisiti tecnici che dovranno essere in possesso dell'azienda (know how, macchinari, ecc...)
MOTIVI DI AFFIDAMENTO A UNICO FORNITORE:
MOTIVI TECNICI
Si applica questa procedura quando la concorrenza è assente per motivi tecnici, esiste di fatto un solo operatore a cui affidare il contratto e questo NON OPERA nel MePa.
DIRITTI ESCLUSIVI
Si applica questa procedura quando la tutela di diritti esclusivi, inclusi brevetti e diritti di proprietà intellettuale, vincolano l'affidamento del contratto ad un unico fornitore e tale fornitore NON OPERA nel MePa.
ESTREMA URGENZA
Si applica questa procedura per ragioni di estrema urgenza derivante da eventi imprevedibili non imputabili alla amministrazione aggiudicatrice, nella misura strettamente necessaria.
CONSEGNA COMPLEMENTARI (solo forniture)
Si applica questa procedura nel caso di consegne complementari effettuate dal fornitore originario e destinate al rinnovo parziale di forniture o di impianti o all'ampliamento di forniture o impianti esistenti, laddove il cambiamento di fornitore comporterebbe forniture con caratteristiche tecniche incompatibili o sproporzionate difficoltà tecniche di integrazione con quanto già in essere. Scegliere questa procedura se il fornitore NON OPERA nel MePa.
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RUP - RESPONSABILE UNICO DEL PROCEDIMENTO
NOMINA, RUOLO E COMPITI DEL RUP PER L’AFFIDAMENTO DI APPALTI E CONCESSIONI
Linne guida ANAC
Alcuni oneri del RUP:
VALUTAZIONE RISCHIO INTERFERENZE o AMBIENTALE:
Per forniture con installazione o per servizi e lavori con intervento presso i nostri locali è necessario valutare i rischi da inteferenza e i costi della sicurezza. Il RUP, per la valutazione di rischio interferenziale o ambientale, può richiedere l’intervento del RSPP attraverso la procedura SOL.
OTTENIMENTO CODICE IDENTIFICATIVO GARA (CIG):
Il CIG è obbligatorio per qualsiasi ordine, a prescindere dall’importo ed è richiesto dal RUP.
Soglie per le richieste:
Fino a 40.000 € --- richiedere lo SMARTCIG
Sopra i 40.000 € --- richiedere il CIG
COLLAUDO
Il collaudo deve essere fatto tempestivamente per autorizzare iI pagamento della fattura. In caso di problemi che ritardino il collaudo, darne comunicazione all’ufficio ordini, in modo da poter giustificare eventuali ritardi dei pagamenti.
CRITERI DI AGGIUDICAZIONE
AL PREZZO PIU’ BASSO
Va utilizzato nei seguenti casi:
- Forniture e servizi con caratteristiche standardizzate: evidenziano caratteristiche già definite dal produttore e non modificabili dalla stazione appaltante;
- Forniture e servizi le cui condizioni sono definite dal mercato: condizioni definite dai produttori, escludendo la possibilità di reperire condizioni diverse nel mercato di riferimento;
- Forniture e servizi caratterizzati da elevata ripetitività, esclusi quelli di notevole contenuto tecnologico o a carattere innovativo: soddisfano esigenze generiche e ricorrenti, richiedono frequenti approvvigionamenti per assicurare la continuità della prestazione.
OFFERTA ECONOMICAMENTE VANTAGGIOSA
Obbligatoria nei servizi ad alta intensità di manodopera (ovvero quelli nei quali il costo della manodopera è pari almeno al 50 per cento dell'importo totale del contratto.
FIRME DOCUMENTI
Utilizzare la firma con certificato INFN, ma ricordarsi di passare in segreteria, anche a conclusione pratica, per apporre le firme autografe.
Tutti i RUP sono registrati come PUNTO ISTRUTTORE nel sito MEPA.
Alcune indicazioni per gli ordini MEPA:
ODA (Ordine Diretto Acquisto) CONSIP: Inviare all’ufficio ordini: la copia ordine e la convenzione di riferimento.
ODA MEPA: Cercare nel MEPA i prodotti e stampare la pagina di ricerca in cui risultano le ditte che offrono quel codice, per dimostrare che si è scelta quella con il prezzo più basso. Nel caso ci sia solo una ditta, motivare nella relazione.
Inviare all’ufficio ordini una copia dell’ordine.
RDO MEPA (Richiesta di Offerta): compilare nel MEPA la bozza e avvisare l’ufficio ordini per la pubblicazione.
Alla scadenza aprire le buste aggiudicando provvisoriamente e inviare all’ufficio ordini (tramite SOL) sia l’offerta che i documenti dell’aggiudicatario provvisorio.
TD MEPA (Trattativa Diretta): compilare la richiesta nel MEPA e inviare copia della TD all’ufficio ordini.
Alla scadenza aprire l’offerta e inviare all’ufficio ordini (tramite SOL) sia la quotazione che i documenti.
Nel sito del MEPA sono disponibili manuali e video di istruzioni.
Nella sezione SOL, alla sezione ”fase di scelta della procedura da seguire”, ci sono tutte le indicazioni su importi e motivazioni, divise per procedura.