Business trips guidelines in English

Le disposizioni normative alla base di quanto descritto nel prosieguo sono contenute nel Disciplinare sul trattamento di missione del personale dell'INFN del 30 Maggio 2018

Le missioni a carico INFN vanno richieste con congruo anticipo tramite il Portale INFN

portalemissioni
ANAGRAFICA E CREDENZIALI ACCESSO AL PORTALE INFN:
Quando ci si associa all'INFN, è necessario inviare il modulo anagrafica all’ufficio missioni; le credenziali di accesso al portale INFN verranno successivamente comunicate all'utente.

BIGLIETTI PER IL VIAGGIO:
I biglietti del treno devono essere acquistati tramite la convenzione TRENITALIA, accedendo all'area riservata del sito Trenitalia con apposite credenziali, create dall’ufficio missioni, che verranno comunicate all'utente.
Manuale utente Trenitalia

Per i biglietti aerei, marittimi, e per i noleggi auto deve essere utilizzata l’agenzia CISALPINA, accendendo dal portale INFN.
Info generali
Videotutorial
Manuale utenti
Contatti agenzia

I biglietti acquistati tramite queste convenzioni saranno pagati direttamente dal TIFPA.
Il costo di tali biglietti va comunque inserito tra le spese presunte nel modulo di richiesta missione e tra le spese effettive nel modulo di rimborso.

NB È possibile utilizzare un’agenzia viaggi diversa da quella convenzionata con l’INFN, le relative spese di prenotazione e di emissione del biglietto non verranno rimborsate se non in presenza di motivata urgenza o per impossibilità ad usare l’agenzia convenzionata.

IMPORTANTE:
Il rimborso delle spese sostenute per lo svolgimento delle missioni avviene dietro presentazione di documenti (fatture, scontrini,ricevute) fiscalmente validi -→ COME RICONOSCERE UN DOCUMENTO FISCALMENTE VALIDO.
Boarding pass e biglietti originali vanno consegnati all’ufficio missioni; nel caso in cui non vengano consegnati l’importo verrà addebitato al viaggiatore.

SCONTRINI PASTI:
Ricevute e scontrini fiscali sono rimborsabili quando si può evincere chiaramente che fanno riferimento a consumazione di pasti.
A partire dal 1° ottobre 2018, sono rimborsabili anche scontrini di generi alimentari (es. supermercato, negozio alimentari. ecc.).

Se lo scontrino riporta “reparto”, “varie” o simili saranno rimborsati al massimo 10,00 € al giorno, previa autocertificazione sulla tipologia delle consumazioni e l’importo sarà tassato.
Si rimborsano per intero gli scontrini non dettagliati nel caso in cui il gestore aggiunga dettaglio, timbro e firma.

ISCRIZIONE CONFERENZE:
vedi linee guida

MEZZO PROPRIO:
E’ possibile inserire i dettagli della propria automobile nell'apposita pagina del portale missioni.
L’operazione è indispensabile per ottenere l’autorizzazione all'utilizzo del mezzo proprio.

PARTENZA DA LUOGO DIVERSO DALLA SEDE DI SERVIZIO:
Il luogo di partenza delle missioni è sempre POVO/TRENTO. In caso di luogo di partenza diverso, il rimborso delle spese di viaggio è ammesso se ne è dimostrata l’economicità.
In questo caso va fatta particolare attenzione nell’acquisto dei biglietti tramite agenzia; se la spesa sostenuta è maggiore della quota rimborsabile, la differenza sarà a carico del viaggiatore.
es.1: se abito a Padova e devo andare in missione a Milano, mi verrà rimborsata la tratta Padova-Milano solo se è più economica rispetto alla tratta Trento-Milano.
es.2: se abito a Bolzano e vado in missione a Verona, mi sarà rimborsata solo la tratta Trento-Verona, a meno che il biglietto acquistato non sia più economico.
Per tutti questi casi è indispensabile consegnare prova dell'economicità.

CHIUSURA MISSIONE:
Le missioni dovranno essere chiuse tramite portale e dovrà essere consegnata all’ufficio missioni tutta la documentazione inerente entro 1 mese dalla data di rientro.
Nel caso la chiusura missione non venga efettuata entro un periodo pari a 6 mesi dal rientro in sede, per le successive missioni non verranno accordati anticipi di spesa né prepagati tramite le agenzie di viaggio convenzionate.

PARTENZA IMPOSSIBILITATA:
Se per causa di forza maggiore o salute non è possibile partire, va inviato un giustificativo all’ufficio missioni e vanno fatti tutti i tentativi (per iscritto) con Trenitalia, Cisalpina e Hotel per recuperare quanto possibile. Il TIFPA coprirà quanto non rimborsabile, penali comprese.

ALIQUOTA TASSAZIONE:
Si prega di comunicare la propria aliquota IRPEF. Se non comunicata, per le spese soggette a tassazione verrà applicata di default l’aliquota del 20%. In fase di dichiarazione redditi sarà possibile fare il conguaglio.

ORARIO MISSIONE:
Gli orari di inizio e fine missione devono essere consistenti agli orari dei titoli di viaggio. I dipendenti devono inserire le variazioni al cartellino appena la missione è conclusa.

AREA CONTROLLATA:
In caso di dubbio contattare l’ufficio missioni.

INFORMAZIONI SPECIFICHE:

  - Missioni Italia

  - Missioni Estero